Le possibilità e gli ambiti in cui un lavoratore, all’interno dell’organizzazione di appartenenza, possa farsi assistere da un’Intelligenza Artificiale sotto forma di assistente digitale stanno aumentando con il passare del tempo. Questo fenomeno sta accadendo sia nello scenario in cui l’assistente venga interpellato per elaborare informazioni presenti in internet, che in quello dove l’IA abbia anche accesso alla intranet dell’organizzazione.
Microsoft Copilot rappresenta un ottimo esempio di questo fenomeno, ed anzi, è importante sapere che esiste più di una versione di questo assistente virtuale.
Esiste infatti il Copilot per Windows (quello presente all’interno del Sistema Operativo), il copilot “per browser”, e quello per “Microsoft 365”… ma esistono versioni dedicate anche agli sviluppatori, quali “Azure OpenAI service” e GitHub Copilot”.
Quando si parla di “Copilot” bisogna quindi fare attenzione alla tipologia, e al contesto di riferimento, per evitare possibili fraintendimenti con il nostro interlocutore.
Dal punto di vista delle funzioni aziendali “non-IT”, lo scenario di maggior interesse può essere considerato quello in cui Copilot sia stato implementato all’interno del pacchetto Office, e su Teams.
A seconda dei permessi attribuiti, e della struttura della rete aziendale, (ad esempio la presenza di un cloud come Onedrive o di Sharepoint) l’assistente sarà in grado di rispondere alle richieste dell’utente, utilizzando anche i dati in essi contenuti.
In un sistema informativo in cui l’assistente virtuale venga integrato in questi programmi, l’utente ottiene la possibilità di compiere una serie di azioni che possono andare ben oltre il porre delle domande sul sito internet dedicato a copilot, o nel browser Edge.
All’interno di Powerpoint, ad esempio, è possibile chiedere all’assistente di realizzare una presentazione utilizzando informazioni provenienti sia dal web che da un altro documento, come un file di word. In questo modo è possibile ottenere un semilavorato sull’argomento della presentazione, o della relazione da presentare.
L’output, per quanto possa risultare grezzo, potrà essere ulteriormente abbellito grazie al contributo dello strumento Designer, anch’esso dotato di un sistema di Intelligenza Artificiale.
Su Excel risulta invece possibile chiedere all’assistente di realizzare automaticamente alcune operazioni, delegando ad esempio la creazione di tabelle pivot, tramite l’utilizzo del linguaggio naturale… come se lo stessimo chiedendo ad un collega.
Il vero potenziale di questo assistente digitale risiede forse nel suo utilizzo all’interno della posta elettronica e delle riunioni.
Nel caso in cui la posta elettronica venga ospitata su cloud Microsoft, utilizzando su Outlook l’icona di copilot sarà possibile chiedere di creare una bozza di email tramite inserimento di prompt, quali ad esempio un’email di conferma appuntamento o di recupero crediti, predisponendo sia lo stile che il tono da utilizzare. È anche possibile richiedere una revisione della mail, tramite la funzione di coaching, per ottenere dall’assistente l’analisi emozionale del testo, e ottenere feedback sul tono utilizzato ed eventuali consigli per migliorare la comunicazione, adattandola al contesto.
L’assistente risulta inoltre essere in grado di fornire un riepilogo delle email contenente i precedenti messaggi (c.d. thread), in modo da agevolare l’utente nella comprensione dei punti salienti, e non dover svolgere una vera e propria un’esegesi delle singole comunicazioni, risparmiando così prezioso tempo e fatica.
All’interno di Teams, il programma Microsoft dedicato alle comunicazioni in tempo reale, attivando le funzioni di trascrizione e di registrazione, sarà possibile per l’utente chiedere il riassunto di una videoriunione, anche qualora questa sia tuttora in corso. Il potenziale di Copilot all’interno di questo strumento risulta estremamente innovativo e utile, in quanto capace di consentire al partecipante che si sia collegato in ritardo di recuperare i contenuti salienti senza dover interrompere i colleghi per farsi dare un riepilogo di quanto detto finora. L’analisi della trascrizione risulta inoltre utile per ricavare informazioni di riepilogo, permettendo ad esempio di chiedere chi abbia posto una certa domanda, o chi debba svolgere un determinato compito, oltre a consentire una verifica di quali siano gli argomenti ancora aperti. Il tutto nel giro di alcuni minuti, e in corso d’opera.
L’integrazione dell’assistente digitale all’interno dello spazio di archiviazione documentale consente inoltre di chiedere, sempre tramite linguaggio naturale, dove sia stato archiviato un determinato documento. La possibilità di porre una domanda senza dover invece percorrere intere directory, e senza dover chiedere ai colleghi che avevano partecipato ai lavori sembra quindi proporre un altro allettante scenario di efficientamento dei tempi di lavoro.
Copilot, per quanto standardizzato, risulta essere personalizzabile e a sua volta addestrabile sulla base delle esperienze degli utenti. Per avviare un progetto di corretta implementazione risulta necessario partire da un certo numero di utenti, in modo che siano i lavoratori stessi di una determinata funzione o dipartimento aziendale a maturare le competenze per sfruttare appieno il potenziale di questo assistente digitale, fornendo a quest’ultimo un feedback sulle risposte date.
Incanalare gli utenti che faranno uso di questo strumento in un corretto corso di formazione appare fondamentale per godere del vantaggio competitivo che queste tipologie di IA hanno da offrire. Tuttavia, a monte di questa formazione, risulta forse ancora più importante pianificare una corretta strategia d’uso, tracciando le possibili policy d’uso e i permessi di accesso alle risorse che Copilot e i singoli gruppi di utenti devono avere.
Il rischio di accesso non autorizzato a dati riservati è sempre dietro l’angolo, ed avere un assistente capace di accedere ad ogni singolo documento del sistema informativo aziendale potrebbe comportare la compromissione della riservatezza di determinate informazioni, sia come dati personali che come tutela del segreto industriale.
Ad esempio, un tirocinante potrebbe fare istanze all’assistente digitale e prendere visione di documenti della Ricerca e Sviluppo, oppure chiedere informazioni su un determinato collega, accedendo ai file delle Risorse Umane.
L’IA – e prima ancora i loro utilizzatori – deve inoltre essere addestrata per realizzare contenuti nel rispetto della normativa sul diritto d’autore, specialmente se questi sono correlati all’attività di impresa (e quindi con scopo commerciale). Utilizzare banche dati interne, e appoggiarsi a fornitori di immagini correttamente licenziate contribuirà a ridurre il rischio che l’organizzazione commetta parte di quei reati presupposto previsti dal D.Lgs 231/2007, e che l’organizzazione ne risponda.
L’addestramento e la formazione degli operatori dovrebbe inoltre essere focalizzata sul fare un buon utilizzo dei prompt, in quanto ogni richiesta che formuliamo all’assistente virtuale genera una serie di scambio dati tra i server che compongono la “rete neurale” sulla cui base si fonda questa tecnologia. Elettricità e acqua vengono consumate per ogni singola richiesta (e risposta), ma non è solo un discorso ESG: poco a poco che gli utenti procedono nel fare richieste, il limite d’uso mensile o giornaliero coperto dal piano scelto dall’azienda potrebbe esaurirsi prematuramente, anche a causa di reiterazioni di domande non idonee a generare l’output desiderato.
